高校人事档案管理新路径

来源：职称阁分类：经济论文时间：2020-05-12 09:45热度：

　　本文基于新公共服务理论视角下研究高校人事档案的管理，主要从新公共服务理论产生的背景及内容、新公共服务理论视角下高校人事档案管理存在的问题及解决问题的建议三个方面加以阐述，希望探索出新时期高校人事档案新的管理模式。

高校人事档案管理新路径

　　关键词：新公共服务理论;高校;人事档案管理

　　在信息技术革命的推动下，20世纪中后期，经营环境变得更为复杂。为了适应时代的发展变化，西方各国都希望变革政府，“新公共管理运动”正是在此背景下诞生，这一运动后来又被称为“政府再造运动”。随着民主思想的普及，政府更多是采取各种措施来保障公民的合法权益，这一理论随后就被抛弃了，人们更多开始反思效率与公平的真正含义，由此诞生了“新公共服务理论”。这一理论是对新公共管理理论的补充和进一步完善，其内容主要为：政府是属于全体公民的。政府应该重新定位自己的角色，职能应该是服务，而不是掌舵;其责任是为了全体公民服务，而不是为客户服务;政府应该想办法帮助公民表达其公共需求，想办法满足他们的公共利益，为全体公民普遍的利益负责;政府需要创造宽松和不受约束的环境，和民众沟通，共同讨论社会发展的方向。[1]

　　1新公共服务理论视角下高校人事档案管理存在问题

　　1.1学校领导和广大教职工档案意识薄弱。高校人事档案工作的首要问题就是学校领导和教职工的档案意识比较薄弱。从当前普遍情况看，高校人事档案管理机构绝大部分都设置在人事部和组织部，很少有高校将广大教职工的档案交给档案馆管理。在这种管理模式下，人事部门和组织部门很多时候因为完成部门工作而耽误档案管理工作。除此之外，高校众多教职工本人对档案的认识不足，对自己的人事档案也不够重视。教职工本人不清楚应该向学校存入哪些档案，所以无法及时将这些材料上交给学校档案部门。还有的教师从来不关心个人人事档案，只是在需要核查学籍、评职称的时候才会想起来核查自己的档案，发现档案没有转入所在的单位才开始关注，这类现象比较多。除此之外，教职工在填写相关材料的时候比较随意，无法保证所填资料的准确性。

　　1.2对高校人事档案工作监督不力。从当前情况来看，高校人事档案的整体管理、服务水平还有待提高，这与高校领导和广大教职工对人事档案工作监督不力有关。除此之外，按照档案管理规定，在对档案实行分级管理以后，同级的档案行政管理部门也应该加强对其监督[2]，但现实中这一环节并没有落实。正是因为上下的监督缺位，没有执行相应的监督措施，使得有些高校人事档案管理比较混乱，甚至还出现了更换、伪造档案的事件。如果任由这种情况发展，很难提升高校人事档案工作的水平，其公共服务的性质也就无从谈起了。

　　1.3高校人事档案静态管理模式比较落后。从目前来看，高校人事档案管理是呈现的静态管理模式。也就是说，从教职工入职以来，档案资料收集、整理工作已经完成，对于普通教职工来说，基本不会补充其他材料，导致整个人事档案的管理呈现静态的模式。而动态性是档案管理的主要特征，对高校人事档案管理来说也是如此。人事档案是以人为单位来立卷的，每一个人都是档案的主体，通过档案书写着个人的历史，但这段历史是动态的，甚至可能每天都在发生变化。为了适应高校人事档案的工作需要，档案管理部门需要经常向相关部门收集考核、奖惩及任免等方面材料，还要收集能够反映出教职工的品行、业绩及能力等方面的材料，这样才使人事档案进一步完善和充实。但是，因为部分高校对人事档案补充和更新不够重视，导致很多资料都没有及时收集和整理。长此以往，这些材料后期补充非常困难，这种静态的管理模式导致整个档案管理水平相对低下。

　　1.4高校人事档案托管影响档案开发利用。高校人事档案涉及在编和不在编的问题。在编的人事档案一般是由学校人事部门统一管理，而编制外的教职工档案则实行的是人事代理制度，这些教职工档案分散在人才市场、生源地等地方被托管。教职工人事档案被分散管理会导致出现如下问题：一是每年产生的考核、任免、奖惩等相关材料无法及时归档，从而影响了档案的完整性。二是档案工作效率降低。因为许多教职工档案托管在外地，很多时候都需要到档案托管地开具相关的证明，不仅要遭受舟车劳顿之苦，还可能面临档案审核的问题，影响了档案工作的效率。三是档案的开发利用受到影响。因为档案托管在外地，学校人事部门无法及时了解教职工的档案信息，更不用说对其开发利用。

　　1.5高校人事档案信息化建设滞后。受多种原因的影响，当前很多高校人事档案信息化建设滞后，信息化水平较低。很多高校人事档案工作在材料收集整理、归档这些环节，基本都是采用手工操作模式。档案的载体主要是纸质，平常的查询、传递等都要调出纸质档案，工作量较大，效率低下。

　　1.6人才流动频繁导致“弃档”现象越来越严重。社会经济的发展推动高校人事制度深化改革，人才流动更加灵活，而户籍对档案的捆绑作用逐渐弱化，使得人事档案的管理也出现了新的变化。尤其是高校的改革，使得人才竞争也更加激烈，“跳槽”事件已经成为普遍现象。[3]人才频繁流动，人事档案的流动也不断加快，导致“弃档”现象也不断增多，这就对高校人事档案管理提出了更高的要求。所谓“弃档”现象，也就是人在单位离职后不办理人事档案转接手续，或者到新单位后重新建立人事档案的现象。一般情况下，高校教职工离职或者是被辞退，在办理了相关离职手续之后，其人事档案应该在办理离职手续后一个月内转接到新的单位或者是档案托管机构。但在现实中，很多教职工离职后对自己的人事档案不闻不问，根本无视其重要性。即便是负责人事档案工作人员反复催办都不办理，以前的人事档案直接弃用，使得这些档案常年被积压在原学校的档案库房里。此外，一些高校为了吸引高水平人才加盟，有时甚至特批不需要将原来的人事档案迁入本校，可以在新加入的学校重新建立人事档案，采用这种方式来争夺人才。[4]但是，到新单位重新建立人事档案，因为建立档案的内容缺乏必要的监督，内容的真实性往往大打折扣，这就增加了新单位档案管理的难度，不利于规范管理。

　　2新公共服务理论视角下高校人事档案管理的新路径

　　2.1强化高校档案工作人员和广大教职工的档案意识。强化档案意识首先要转变思想观念，彻底摒弃以往“档案不重要”的观念，认识到人事档案工作的好坏与高校人事工作质量好坏有直接关系。尤其是分管人事档案工作的领导，要高度重视人事档案的管理工作。同时，教职工也要强化自身的档案意识，认识到档案对其一生的重要影响。从新公共服务理论视角看，学校人事档案工作是一个全员性工作，关系到全校教职工每一个人的利益。人事档案管理部门则是为教职工传递和存储信息，也是教职工利用信息的窗口。因此，人事档案管理部门要同学校档案馆加强联系，定期对相关部门的教职工开展档案知识培训，让大家对档案有更多的了解，从而增强其主动提交档案资料的意识。

　　2.2高校要确保档案公共服务职能的履行。档案机构的公共服务性是其重要属性，从新公共服务理论视角看，高校人事档案管理应该从社会和广大教职工角度来看，将其作为服务的主要对象，确保服务的形式、内容及具体措施都有本质的提升。因此，高校人事档案部门应该充分了解教职工需求，为教职工提供更具有针对性的档案信息，从而满足教职工的档案需求。学校通过完善人事档案管理工作，使人事档案成为学校的重要资源，使其成为学校挖掘、引进人才的重要参考依据。

　　2.3高校要对人事档案实行动态管理。从高校人事档案管理内容来看，基本是相同的，主要包含了教职工的个人信息、政治情况、社会关系等，一般不包括反映其能力、信用等信息的情况。[5]当前，高校人事档案管理一个很大的问题就是其静态管理模式。在这种管理模式下，高校人事档案无法系统、全面地反映教职工在校期间的变化和发展情况，也无法展现教职工的优势及特色。因此，应该实行动态管理，除了基础信息类的档案之外，还要及时补充教职工参加教学科研情况、进修培训情况、奖惩情况以及学校和学生的评价情况等方面的内容，而且要及时更新相关信息，确保广大教职工的人事档案是处于一个不断变化的状态。

　　2.4推动高校人事档案工作信息化建设。信息化建设是整个档案工作的重要内容，高校人事档案作为档案的重要组成部分，开展信息化建设也是大势所趋。高校人事档案信息化建设除了使人事档案规范化管理之外，还有一个非常重要的优点就是可以彻底解决“弃档”问题，从而保证档案的相关信息能够得到充分利用。[6]因此，高校应建立全文数据库，将人事档案相关信息全部录入到数据库中，平时的管理只需要查阅数据库的内容就能够了解教职工的信息。同时，将教职工人事档案信息化加工以后，可以通过计算机直接更新相关信息，校内各部门也可以进入数据平台及时查阅教职工信息，确保教职工档案信息共享，充分发挥其价值。

　　参考文献：

　　[1][美]珍妮特·V·登哈特(JanetV·Denhardt)，罗伯特·B·登哈特(RobertB·Denhardt).新公共服务——服务,而不是掌舵[M].丁煌译,北京:中国人民大学出版社,2010：11.

　　[2]中共中央组织部,国家档案局.干部档案工作条例(1990年修订).第一章第四条.

　　[3]陈宇萍.基于新公共服务理论的福建省高校人事档案管理研究[D].华侨大学,2018:26.

　　[4]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革途径[J].中国行政管理,2013(6):99-102.

　　[5]陈宇萍.基于新公共服务理论的福建省高校人事档案管理研究[D].华侨大学,2018:39.

　　[6]刘冬梅.高校人事档案管理工作:意义、研究现状与创新[J].吉首大学学报(社会科学版),2011(5):141-143.

　　作者：霍奇道

文章名称：高校人事档案管理新路径

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