高校档案管理中电子档案是如何建立的

来源：职称阁分类：电子论文时间：2018-08-06 11:04热度：

　　这篇论文主要介绍的是高校档案管理中电子档案是如何建立的相关内容，本文作者就是通过对电子档案的建立等内容做出详细的阐述与介绍，特推荐这篇优秀的论文供相关人士参考。

高校档案管理中电子档案是如何建立的

　　【关键词】高校;档案管理;电子档案;问题;强化措施

　　电子档案实质上就是以计算机的磁盘与光盘等硬件设施为载体的电子文件资料，具体对实用性图文信息保存、记录的功能。在现代信息技术的协助下，电子档案信息进行全面采集与有效管理，同时借助电子与网络系统提供借阅与使用功能。

　　1电子档案建立的意义分析

　　一是电子档案建立满足新形势下高校档案业务工作发展需求。电子档案建立以后，办公效率将会显著提升，磁盘、光盘、移动硬盘、音像等样式将纸质档案材料取代，信息空间得到有效拓展。二是档案资源科学开发的需求[1]。与纸质档案相比较，电子档案带有质轻、存留年限长、信息传送快捷以及易复制等众多优势，具备强劲生命力。电子档案的建立对于档案管理部门而言，是业务运行模式创新发展的形式，也使其面对诸多挑战，若其能树立愈挫愈勇的精神，将会构建出优质型工作场景，但是若其停滞不前、闭门造车，随着时间的推移其将会被时代淘汰。

　　2高校电子档案管理实况

　　一是高校档案管理部门尚未建立起一套行之有效的电子档案管理体制。尽管国内众多高校档案管理工作处于不断优化的态势中，档案管理系统以及档案管理机制也初步建设，并积极推行分级管理模式，但是电子档案为一新兴事物，高校在对其管理进程中依然存在很多不足之处，相应管理体制尚未建立健全，使档案资料采集、整理、归档工作效率长期处于无序状态中。二是高校电子档案生成和归档环节严重脱节。在现代技术的协助下，高校办公践行信息化模式，只有在多个部门的全力拼配合下，电子文件才会被有效的编制出来[2]。但是实际情况是高校不同部门合作关系尚未建立，电子文件归档滞后性特征显著，不利于高校管理与教育事业高效发展。三是高校电子档案存储环节上零散化与随意性特征显著。现阶段国内众多高校电子档案管理通常采用校级和院(系、部)级管理模式。造成部分电子档存储在学校档案管理部门，部分被保存在院(系、部)。

　　3提升高校档案管理中电子档案的建立水平的措施

　　3.1主动推行档案管理电子化

　　信息社会中，计算机技术的广泛应用，使传统纸质办公模式做出了重大调整，自动化办公模式的构建已经不再是设想，这是时代与社会发展过程中衍生出的产物。自动化办公模式体现在大量多媒体形式的档案产出环节上，其有效的将声音、图像等信息囊括其中，电子档案体现的价值远远高于纸质档案。为了确保电子档案建立效率，对其类型进行科学分类、梳理与归档等系列性环节均是基础性工作，其为后续查阅工作的开展提供便捷性，为高校领导各项决策的编制快捷、有效的提供相关服务，从而确保相关决策编制的精确性、整体性以及可考证性。

　　3.2做好电子文件采集与累积工作

　　电子文件的采集使电子档案建立目标实现的基础内容。基于电子文件与纸质档案在属性上存在显著差异性这一实况，所以电子文件采集、积累的范畴、手段与标准等方面上也会和纸质档案存在差别。例如草稿性电子文件，因为它没有正式文件的功能，因此通常情况下其可以被删除。但是，若档案管理工作人员面对的是正式的纸质文件，并且该文件带有全文信息自行检索规定之时，管理者可以保存文件整改环节中关键性信息的角度出发，对其进行采集与累积，同时对于具有辅助性作用电子文件的采集与梳理工作也是不容忽视的，借此途径达到和与其相关纸质文件构建互动与标识关系的目标[3]。特别是对于“无纸化”系统产生的电子文件而言，高校档案管理部门更应该构建带有针对性、严谨性特征的体制与对策，推动“采集—整理—归档”全程监督工作，从而确保有效档案信息采集与整理的全面性，在相关体制的作用下，电子文件的安全性与共享性得到切实的保障，其实用价值体现出最大化。

　　3.3做好电子文件归档管理工作

　　电子文件应和等同内容的纸质文件在归档环节上应该体现出一致性特征，从而构建出两套内容等同的档案。电子档案归档过程中应运用多样化的编目方式与藏储器具。高校档案管理部门在每一卷纸质档案的备考表中应注释相应电子文件的编码与存储地址，与此同时，在电子文件归档目录“备注”内注释相应的纸质文件档案编号与存储地址，从而确保档案信息应用环节上两者的互动互通性。各高校最好把电子文件归档工作归纳进本单位档案立卷归档体制中，列入进信息管理工作日程中，在对档案信息布置、检测、归纳与审核等系列性管理工作以后，落实电子文件归档工作。

　　3.4强化电子档案软、硬件设施建设力度

　　高校电子档案建设目标的实现，离不开相关软、硬件设施的支撑，高校应该加大电子档案库建设力度，为档案管理部门采购必要的计算机刻录设备，以通用格式的光盘存储为载体强化电子文件、数据资料归档工作效率。强化对软件设施管理力度，做好日常检修工作，从而确保相关缺陷弥补的时效性，对防火墙与防病毒软件实现自动升级管理模式，做好档案上传、下载的安全级别与访问权限设置工作。综合全文论的内容，对现阶段高校档案管理中电子档案的建立及相关问题有更为全面的了解，同时也认识到了主动推行档案管理电子化，做好电子文件采集与累积、归档管理工作，以及强化电子档案软、硬件设施建设力度在提升电子档案建设效率方面体现出的应用价值。其推动了高校档案管理现代化的进程。

　　参考文献

　　[1]尹翔.高校电子档案管理工作中存在的问题及对策[J].潍坊学院学报,2014,(03):112-113.

　　[2]莫月红.高校档案管理工作的优化建设分析[J].现代经济信息,2014,(11):62-63.

　　[3]李娟.高校档案管理存在的问题及对策研究[J].山东工会论坛,2016,(03):140-141.

　　作者：胡建红单位：吕梁教育学院

文章名称：高校档案管理中电子档案是如何建立的

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