学校电子档案管理策略

来源：职称阁分类：电子论文时间：2020-05-19 10:31热度：

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学校电子档案管理策略

　　关键词：学校;档案

　　一、学校档案管理现状与存在的问题

　　1.管理现状

　　1.1学校档案管理观念比较陈旧目前，档案管理的方法仍然沿用传统的管理形式，随着学校文书、教学、人事等档案的不断增加，档案的管理工作也就出现了一些新问题和新挑战。管理过程中，出现的漏洞问题一旦没有得到及时地解决和处理，必定会降低管理工作的成效，影响档案管理工作的发展，跟不上时代进步的要求和实际工作的需要。1.2学校档案管理工作领导重视不够学校档案管理比较突出的问题是某些领导口头支持相对多，实际落实抓得少。比如，某些学校学籍档案管理领导重视不够，实际操作中几乎是靠班主任落实，学校没有统一的保管，更谈不上运用规范化学籍档案系统来管理学籍档案。

　　2.存在的问题

　　2.1学校教学档案管理比较分散，没有完全集中统筹管理，不便于查找和利用。2.2学校文书档案归档不够及时，部分档案是跨年归档，造成档案不够完整，导致档案容易遗失。2.3档案管理工作者多数是兼职，不够专业化，没有经过系统的专业技能培训。

　　二、学校电子档案管理特点分析

　　1.电子档案对软、硬件系统的依赖性。电子档案信息是以数字编码的形式记录于电子载体上，只有通过相应的软硬件技术及解密手段，才可以获取电子档案信息的全貌。技术的更新、软硬件设备的升级，也会导致原有的信息资料无法识别。2.电子档案信息存储的高密度性。电子档案信息存储的信息密度大，如果不注意正确使用，就会导致大量的信息被破坏。比如，一些重要的档案资料，如果它们的电子储存设备无法正常使用，导致学校档案损坏，造成严重后果。3.电子档案的安全性。电子档案通过专用计算机进行操作，它具有非人工识别性、系统的依赖性、信息的不稳定性、信息的可共享性等特性。同时，在电子档案的管理和操作过程中会产生误操作、丢失、病毒入侵等问题。

　　三、学校电子档案管理策略分析

　　1.加强领导职能，明确责任，加大投入

　　领导要把档案管理工作纳入学校整体管理系统中，由上至下建立起统一的电子档案管理制度，夯实抓紧出成效。切实把电子档案管理纳入学校办公自动化信息管理系统。同时，还要提高开发利用档案信息资源的水平，加大资金投入采用容量大、档次高、运转功能好的电子档案管理系统，确保档案电子化的科学管理与学校的教育管理系统有效联网。

　　2.强化管理者对电子档案管理工作的安全意识

　　学校电子档案管理者要具备一定的安全防范意识。从电子管理档案实践中出现的一些问题来分析，管理者对管理安全的不重视，常常因为各种原因导致电子档案信息泄露或者电脑遭到病毒的侵犯。这就需要学校加强对电子档案工作的管理政策研究，提升管理者的安全防范意识。比如，作为电子档案工作人员，可以根据职权范围、人员类别来强化查阅人员对电子档案的使用权限核准与认定。工作人员在使用过程中，要做好具体使用时间、具体次数以及使用途径的详实记录。在实际工作中，可以根据使用人员的用途进行登录注册，这样系统通过对使用者的身份进行识别，由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。这种方式可以确保使用者在应用过程中的安全性和保密性，从而给电子档案的管理做好相关方面的管理认证。

　　3.加强专业素养，提升高效化的管理方法

　　3.1提升管理人员业务素质。电子档案管理人员需要经过专业的培训才能够上岗工作，如果学校在管理过程中忽略这些问题，就会造成档案管理工作效率低，错误率高，严重时甚至会影响学校整体工作。在工作过程中，需要一些电子计算机专业的技术人员的配合，由学校档案管理室集中培训，并且让他们能够具备扎实的管理技术。因此，电子档案管理过程中管理者的业务素质和水平的提升最为关键。

　　3.2制定档案管理系统化的管理方案。在学校档案管理中最重要的就是有系统化的管理方案来规范管理者，管理员在岗期间需要负起管理者对电子档案的安全、保密等责任，保证档案的安全性和可操作性，只有这样，才能更全面地提升档案管理工作的系统性，保证管理工作的顺利进行。

　　3.3加强对软、硬件进行检查、更新、升级、维修。要定期对相关设备检测、维护与清理，定期对重要文件进行备份。总而言之，电子档案管理者要不断地提升自身专业素养，才能够为日后发展提供规范的档案信息管理体系，进而帮助学校建立专业的档案信息系统。

　　参考文献

　　[1]赵梦临.浅议新时期企业档案管理[J].档案管理，2012.

　　[2]谢湘平.对中学档案信息化建设的探究[J].经济研究导论，2017.

　　[3]章晓慧.关于学校学校档案管理与工作效率的提升[J].科学教育，2018.

　　作者：姜峰

文章名称：学校电子档案管理策略

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