电子档案管理系统通用功能要求

来源：职称阁分类：电子论文时间：2019-06-21 11:31热度：

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电子档案管理系统通用功能要求

　　关键词：电子档案;功能

　　北京市档案局、清华大学档案馆共同完成的“电子档案管理系统通用功能要求”课题，根据课题负责人陶水龙博士提出的档案管理信息系统架构思想及其带领建设北京数字档案馆的创新理念和实践经验，深入开展电子档案管理系统通用功能要求研究，形成了研究报告、工作报告、《电子档案管理系统基本功能规定(送审稿)》(规范性文件体例)、《电子档案管理系统通用功能要求(草案)》(标准体例)等重要研究成果，填补了建设电子档案管理系统过程中缺少指导性经验的空白。该课题荣获2018年度国家档案局优秀科技成果二等奖。

　　研究背景

　　为不断提升工作质量、降低资源浪费，国家稳步推进电子文件归档工作，各级档案部门多年来形成了海量的电子档案资源，但电子档案管理系统的研发水平普遍滞后，系统功能难以满足日益增长的电子档案管理需求。自国家档案局2001年印发《档案管理软件功能要求暂行规定》(档发〔2001〕6号)至该课题立项已经过去了15个年头，无论从国家档案事业发展视角，抑或从档案部门推进档案信息化层面，亟须立足国家档案发展全局视角对电子档案管理系统的基本功能进行明确规定，以引导档案信息化的健康发展，提升各级档案部门电子档案管理系统的建设水平。编制《电子档案管理系统基本功能规定(送审稿)》《电子档案管理系统通用功能要求(草案)》能够起到规范电子档案管理过程的重要作用，并促进电子文件全程管理工作水平提升，对科学化、规范化、系统化提升电子档案管理水平具有重要意义。

　　主要研究内容

　　该课题基于现有电子档案管理系统功能分析、电子档案管理业务应用现状分析、电子档案管理系统相关规范性文件和标准关联性分析，充分研究并设计了电子档案管理系统功能框架，形成了《电子档案管理系统基本功能规定(送审稿)》(规范性文件体例)、《电子档案管理系统通用功能要求(草案)》(标准体例)，供国家档案局决策参考。课题研究成果解决了国内电子档案管理领域存在的功能不完整性和不确定性困扰，优化了《档案管理软件功能要求暂行规定》。1.电子档案管理系统功能框架设计该课题从多个角度对电子档案管理系统的功能框架进行分析和研究，力求系统功能结构划分无交叉，主要探索了3种设计方案。其一，依据电子档案管理系统研发方式进行框架设计。主要包括档案数据库管理、业务流程管理、系统定义与配置、系统维护与管理、档案管理参考模型等功能模块。这种方案有利于引导平台化的通用系统设计和研发落地，对电子档案管理系统的标准化研发、快速实施具有一定的借鉴意义。其二，依据档案部门内设机构职能进行框架设计。主要包括档案资源管理、档案仓储管理、档案信息服务、档案编研与成果管理、档案业务过程管理，以及系统定义与配置、系统管理与维护等功能模块。其中，系统定义与配置、系统管理与维护是面向电子档案管理系统运行管理人员设置的功能。这种方案有利于档案部门快速理解电子档案管理系统功能框架，便于内设机构根据职能划分更有针对性地提出符合本业务领域要求的功能需求。其三，依据档案业务流程进行框架设计。主要包括档案接收、档案整理、档案保存、档案利用、档案鉴定与处置、档案统计、系统管理等功能模块。这种方案兼顾了档案管理人员和系统研发人员的双向需求，直观地展示了电子档案全程管理的各主要工作环节，便于档案管理部门和系统研发单位理解和使用。经综合考虑，并征求国家档案局技术部意见后，课题最终确定电子档案管理系统基本功能(通用功能)框架按照此方案设计，如图所示。2.《电子档案管理系统基本功能规定(送审稿)》《电子档案管理系统基本功能规定(送审稿)》按照规范性文件体例编制，共10章45条，包括总则、系统总体要求、档案接收、档案整理、档案保存、档案利用、档案鉴定与处置、档案统计、系统管理和附则。其内容突出了电子档案管理的基本业务特点，明确了电子档案管理系统应满足电子档案移交接收、长期保存、共享利用和安全可靠等核心需求的基本功能，可以指导档案部门科学、规范建设电子档案管理系统，促进电子档案管理系统研发水平不断提升。《电子档案管理系统基本功能规定(送审稿)》的编制采取了最小化原则，所列功能点均为电子档案管理系统必备的基本功能，也是电子档案管理过程中必要的基础功能。其作用是推动电子档案管理系统建设实现科学化、规范化发展，进而实现电子档案更好地共享及利用，确保电子档案准确、完整、可用和安全。3.《电子档案管理系统通用功能要求(草案)》《电子档案管理系统通用功能要求(草案)》基于《电子档案管理系统基本功能规定(送审稿)》扩展而来，按照标准体例编制，即包括电子档案管理系统必备的基本功能，也提出了基于提升系统友好度考虑的可选功能，并对每项功能的主要功能点进行描述。比如，《电子档案管理系统通用功能要求(草案)》在“系统总体要求”部分提出了“宜支持多个档案数据库间的数据同步、数据筛选、数据迁移、文件格式转换和电子档案衍生文件生成”的可选功能;将“电子档案利用”中的“应支持档案管理人员建立面向不同种类用户的索引数据库”细分为“目录数据库”“全文数据库”“多媒体数据库”“主题数据库”“标引规则数据库”等;对档案编研、鉴定、处置等当前电子档案管理系统中相对薄弱的功能点进行了更加丰富的功能阐述，等等。可以说，《电子档案管理系统基本功能规定(送审稿)》是一份可对照检查电子档案管理系统功能完整性的约束性文件，而《电子档案管理系统通用功能要求(草案)》则是一份可以具体指导电子档案管理系统详细设计和研发实现的技术手册或工作指南。

　　创新点

　　1.理论、管理、技术三元融合该课题将档案学理论基础、电子档案管理实际、现代信息技术应用方法等进行联系，分析和研究档案部门基于信息系统开展电子档案管理的具体需求，结合档案行业信息化水平和业务特点，明确提出系统必备的基本功能和能够进一步提升系统友好度的可扩充功能，为保障各级档案部门分步实施电子档案管理系统建设项目提供了基础的用户手册。2.全面设计电子档案管理系统功能该课题充分考虑快速发展的信息技术在现代档案管理中的应用前景，全面分析电子档案管理系统对现代档案管理的支撑和促进作用，提出将自动分类、档案编研、鉴定处置和过程控制等新功能补充到电子档案管理系统中，提出运用新技术增强电子档案准确性、完整性、可用性和安全性的保障能力，提出管理库、利用库和长期保存库三库分离等具体要求，对优化和完善电子档案管理系统功能、提高电子档案管理系统建设质量具有很大的促进作用。3.协力推动规范性文件与标准为优化和完善电子档案管理系统功能，促进电子档案管理科学化、规范化发展，该课题提出从规范性文件和标准2个层面全面推动电子档案管理系统建设水平的提升。规范性文件从行政角度进行宏观指导、宣传教育和强制实施;标准从建议性的角度进一步细化、明确电子档案管理系统必备和可扩充功能要点，优化系统功能、提升系统水平，促进各级档案部门运用信息技术全面覆盖电子档案管理业务范围。推广应用前景国家档案局参考了该课题研究成果，经过起草、论证、修改、审核后，于2017年12月15日，国家档案局办公室印发了《电子档案管理系统基本功能规定》(档办发〔2017〕3号)，替代了已经执行16年的《档案管理软件功能要求暂行规定》(档发〔2001〕6号)。该课题研究成果对我国各级档案部门理解、认识、深化电子档案管理系统功能需求具有积极的影响力，对提升电子档案准确、完整、有效和安全保障水平具有一定的现实意义。课题研究成果已运用于清华大学学籍档案管理系统、重庆大学数字档案馆等建设项目中，指导了项目研发工作，双向检验了研究成果的科学合理性与项目研发的质量和水平。

　　作者：陶水龙薛四新田雷

文章名称：电子档案管理系统通用功能要求

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