电子文件档案管理的系统设计

来源：职称阁分类：电子论文时间：2018-11-19 10:47热度：

　　这篇论文主要介绍的是电子文件档案管理的系统设计的内容，本文作者就是通过对高职院校极其重要的资源等内容做出详细的阐述与介绍，特推荐这篇优秀的文章供相关人士参考。

电子文件档案管理的系统设计

　　关键词高职院校;电子文件;档案管理;系统设计

　　当前，我国已经进入了信息化时代，档案管理中也开始采用电子信息化的方式。虽然电子文件档案管理已经取得了突出的进步，但是，档案管理水平仍旧相对的落后。为了适应社会的发展，高职院校档案管理模式必须向现代化的方向转变。因此，有必要充分的运用现代化信息技术，对电子文件档案管理系统的形成进行有效的研究，不断地对高职院校档案资源进行整合管理，力求加快改善低效的档案操作和处理方式，从而促进电子文件档案管理更加的灵活高效。

　　1电子文件档案管理系统建设的现状

　　21世纪以来，随着我国市场经济的不断发展，各大企业和高校对档案管理服务越来越重视。我国政府也从政策法规出发，出台了一系列的法律法规。在这一大环境下，我国高职院校也开始了档案管理信息化的建设，并且始终着眼于计算机技术的发展。目前，电子文件档案管理系统，其实质就是利用计算机来对档案进行接收、管理和检索的过程。电子文件档案管理系统要实现的目标是：(1)具备收集整编、检索浏览、统计魂总、权限设置、系统维护等一些基本的功能;(2)能够根据实际的情况，辅助实体的档案进行汇编，并且根据相应的需求来扩展功能;(3)电子文件档案管理系统应该与高职院校中其他的系统相联系，能够接收并且兼容各信息系统所生成的电子文件。

　　2电子文件档案管理系统设计与实现

　　电子文件档案管理系统在设计的过程中，包括了两个部分，系统设计人员应该从这两个部分出发，分别对这两部分进行设计和完善，以保证电子文件档案管理系统的实现。

　　2.1管理流程设计

　　管理流程设计包括了两个阶段的设计内容，分别是流程规则和系统内部结构。流程规则设计需要按照相关的管理标准来进行，不同的管理工作存在着不同的子系统功能，因此，需要首先确定使用的优先级别。此外，设计人员应该对应用的环境进行考察和确定，根据特定的环境展开工作。再者，设计人员要对系统信息进行输入和输出。在系统内部结构的设计中，设计人员要对活动要素进行把握，将文件夹设定为文件收集、档案鉴定、档案整理、案卷编目等四部分内容。这一文件夹的确定是开展电子文件档案管理的基础。此外，设计人员有必要对已经确定的文件夹规定合适的流程，分清前后顺序，按照合适的方式进行档案管理。再者，设计人员可以对管理工作所包含的要素进行安排。设计人员较做好收集工作，对电子文件档案的内容属性进行把握，同时也是结合一定的工作目标来开展工作，确保工作内容的科学性和准确性。

　　2.2业务流程设计

　　业务流程设计包括三项内容，分别是电子文件档案收集、电子文件档案鉴定、电子文件档案整理。这三项工作需要三方人员的有效的配合。在收集阶段，管理系统可以通过采用办公自动化系统对工作人员的日常工作进行归档，并根据电子文件的属性进行统计，从而进行存储。此外，设计人员要对电子文件档案进行整理，判断其价值属性，按照其价值的大小来选择存储还是销毁，从而自动的达到节约空间的目标。再者，工作人员要按照文件的属性以及保管的时长对电子文件档案进行分组，以便于在后期更有效的开展档案管理工作，促进档案管理的合理有序化。

　　3小结

　　在电子文件档案管理过程中，工作人员要适当的掌握相关的专业知识，加快对电子文件档案管理系统进行完善，以保证电子文件档案能够实现合理的管理。新时期，要想加快我国电子文件档案管理系统的发展，就必须吸收先进的档案管理经验，从新兴的管理理念出发，构建全新的电子文件档案管理系统，以推动高职院校在档案管理中更加的灵活和便捷。

　　参考文献

　　[1]许欣.浅论人事档案系统信息化构建与实现[J].劳动保障世界,2017(30):46.

　　[2]张学成,李云华,陈丽,邓秀武,赵明星.档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策分析[J].经济研究导刊,2017(29):183-184+199.

　　[3]郭晖,于棣维.档案管理系统与财务管理系统集成设计与实现[J].信息系统工程,2017(07):45-46.

　　作者：朱亮单位：四平市医护卫生学校

文章名称：电子文件档案管理的系统设计

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