电子档案和纸质档案长期并存的策略

来源：职称阁分类：电子论文时间：2018-10-30 13:56热度：

　　这篇论文主要介绍的是电子档案和纸质档案长期并存的策略的相关内容，本文作者就是通过对信息化技术广泛运用在各个领域等内容做出详细的阐述与介绍，特推荐这篇优秀的文章供相关人士参考。

电子档案和纸质档案长期并存的策略

　　关键词：信息化时代;纸质档案;电子档案;长期并存

　　现阶段档案事业发展迅速，传统纸质档案和电子档案管理方式各有其优缺点，基于此需要深刻的分析其现阶段的并存状态，从而有效的推动档案事业的发展。

　　一、电子档案的优缺点

　　在现今信息化时代背景下，电子档案的优点主要表现以下几个方面。一是在其信息存储、查询、提取和使用等方面，电子档案的存储空间较大且相比传统的纸质档案能节省较大的空间，且信息查询的速度加快，能够及时的对相关信息进行更新和交换。二是电子档案可以有效的降低人为因素导致档案丢失的概率，从而更好的保存相关资料。三是电子档案的管理模式能够有效的进行信息的交流和共享，提高相关工作的工作效率。然而现阶段，电子档案管理也存在一些不足之处，其主要表现在信息的安全方面。众所周知，现阶段黑客技术严重威胁了网络信息的安全，一些重要的档案信息一旦被窃取并恶意使用，则会对社会造成了一定的不良影响。不仅如此，电子档案的管理严重依赖于计算机，难以单独存在，一旦其受到恶意的更改，整个档案信息的存储面临了严重的挑战。

　　二、纸质档案的优缺点

　　纸质档案是对相关的信息进行收集整理之后，由相关的专门的档案管理机构来归纳和分类，做出有效的信息处理。其优点主要体现在以下几个方面，第一是作为纸质的档案，其直观性较强则增加了阅读的便利性，并且由于其作为纸质档案，其在整理的过程当中需要相关的工作人员对其进行盖章确认，从而增加其信息的真实性和准确性，同时这也使得其具备一定的法律效力。第二从人文价值方面看来，纸质档案是相关信息资料的载体，其能随着时间的流逝而成为相关的珍贵的资源。第三纸质档案的可操作性较强，其对管理人员的的专业技术的要求相对电子档案来说较低。在其缺点方面，纸质档案需要大量的存储空间来进行保存，而且对其存储空间的环境要求也较高。另外，其资料在使用的过程当中，难以在大量的资料当中以较短的时间查找到所需要的资料，并且容易发生资料丢失等问题，从而影响了整个档案的管理工作。

　　三、电子档案和纸质档案长期并存的必要性分析

　　(一)与两种管理模式的优缺点相关

　　从上述的分析中可以发现，由于电子档案和纸质档案各自具有一定的优缺点，为了充分的发挥出各自的优点和避免其缺点所构成的威胁，需要使得两种模式长期并存。在对两种档案管理的模式的使用过程当中，需要充分发挥出纸质档案的可靠性的优势，而对应于电子档案的管理模式，则是充分发挥其便捷的优势。因此需要有效的结合二者的优势，使其长期共存，从而有效的推动档案管理工作的进行。

　　(二)与档案管理的基础工作相关

　　在信息化时代下，电子档案管理模式作为一种新兴事物已经迅速渗入各个领域，由于其克服了传统的纸质管理模式的一些局限并取得了相对的突破，使得其迅速成为了现阶段档案管理工作的主流。然而档案管理其本身的工作性质使得其必须维持传统的纸质档案管理才能完善相应的档案管理工作，确保其档案管理工作的质量。

　　四、信息化时代下电子档案和纸质档案长期并存的相关策略

　　(一)对电子档案和纸质档案实施一体化管理

　　现阶段电子档案的使用越来越广泛，档案管理系统也需要构建相应的电子档案和纸质档案的管理双模式，从而提高档案管理工作的效率。例如对纸质档案进行合理的分类并编号，从而有利于简化日后档案的使用过程。不仅如此，还要将其运用到电子档案的管理过程当中，明确电子档案资料具体的存储位置，构建一体化的管理模式。

　　(二)注重对档案管理工作人员的素质培养

　　无论是纸质档案和电子档案的相关工作人员，均需要培养相应的专业素质。尤其是对于电子档案的管理工作，需要相应的工作人员积极主动的学习相关的技术，从而能够有效的完善自身专业知识，从而有效的提高日常管理工作的效率和质量。

　　(三)开设档案服务平台

　　档案管理工作包括相应的资料的整理和采用，在资料的使用过程当中，实现资源共享和为他人提供便捷的检索查询服务是档案工作的一个发展目标。因此，开设档案服务平台可以实现用户在线便捷的查询相关资料这一目标，并且其由专门的管理人员来对档案数据库进行及时的更新和完善，并对用户设置一定的查阅权限来维护资料的隐私性。这种做法不仅可以便利广大的用户，同样可以减轻档案工作者的负担，甚至可以获取相应的经济和社会效益。

　　五、结束语

　　综上所述，信息化时代下电子档案和纸质档案长期并存是档案管理工作必然的发展趋势，只有充分的认识到二者的优缺点，根据其优缺点做出相应的整合工作，才能充分的发挥出各自的优势，推动其档案管理工作的有效开展。

　　参考文献

　　[1]薛红艳.信息化时代对电子档案的保护技术[J].黑龙江科技信息,2013,11(12):26-27.

　　[2]曹丽娟.关于信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考[J].办公室业务,2016,(08):112.

　　[3]冯华.信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考[J].科技创新导刊,2011,9(2):224-226.

　　[4]李洪伟.对信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考[J].才智,2017,2(6):212.

　　作者：林烨

文章名称：电子档案和纸质档案长期并存的策略

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